بيان مرفقات المعاملة هو مستند يُعد لحصر جميع المرفقات المرفقة بالمعاملة، وذلك لضمان عدم فقدان أو تلف أي من هذه المرفقات. ويُعد هذا البيان من المستندات المهمة في مسار المعاملة، حيث يُستخدم في عدة مراحل منها، مثل مرحلة المراجعة والاعتماد والحفظ.
ويُصاغ بيان مرفقات المعاملة في شكل جدول يحتوي على العناوين التالية:
- رقم المعاملة: يُكتب في هذا العنوان رقم المعاملة المراد بيان مرفقاتها.
- عدد المرفقات: يُكتب في هذا العنوان عدد المرفقات المرفقة بالمعاملة.
- رقم الخطاب: يُكتب في هذا العنوان رقم الخطاب أو الوثيقة المرفقة بالمعاملة.
- التاريخ: يُكتب في هذا العنوان تاريخ الخطاب أو الوثيقة المرفقة بالمعاملة.
- نوع المرفق: يُكتب في هذا العنوان نوع المرفق المرفق بالمعاملة، مثل صورة شخصية أو شهادة ميلاد أو عقد إيجار.
- جهة الإرسال: يُكتب في هذا العنوان الجهة التي أرسلت المرفق المرفق بالمعاملة.
- الموضوع: يُكتب في هذا العنوان موضوع المرفق المرفق بالمعاملة.
ويُعد بيان مرفقات المعاملة من المستندات التي يجب إعدادها بدقة وعناية، وذلك لضمان سلامة المعاملة وسرعة إنجازها.
وفيما يلي توضيح لخطوات إعداد بيان مرفقات المعاملة:
- جمع جميع المرفقات المرفقة بالمعاملة.
- فرز المرفقات حسب نوعها.
- إعداد جدول بيان مرفقات المعاملة وفقًا للعناوين الموضحة أعلاه.
- تعبئة بيانات الجدول بدقة.
- مراجعة بيانات الجدول للتأكد من صحتها.
ويُعد بيان مرفقات المعاملة من المستندات المهمة في مسار المعاملة، حيث يُستخدم في عدة مراحل منها، مثل مرحلة المراجعة والاعتماد والحفظ.