المهارات و الشروط الواجب توفرها في الكاتب أو اعضائ الامانة هي :
على الاعضاء الامانة ان يكونوا نموذجا للباقة و الاداب, وقدوة في السلوك و الامانة و الانضباط و التفهم و لن بتأتي لهم ذلك إلا إذا مارسوا التوصيات الاتية في الميدان:
1-التزام كتمان السر المهني في علاقاتهم و معاملهم مع الجميع و دون استثناء مهما كان وضع مركز الزائر-
2- ضرورة اتمام كل معاملات مع الجميع بأدب و الباقة و حسن الاستقبال و المعاملة التي تجعل هؤلاء الموظفين محط احترام و تفدير المترددين على الامانة.
3- التصرف مع الجميع بالمرونة و الحكمة و الذكاء وفق مختلف المواقف و الاحوال.
4- العمل على اعفاء المدير من استقبال الزوار من اجل الامور البسيطة التي يمكن حلها على مستواها او على مستوى المصالح الاخرى
5- عدم ادخال الزوار على المدير دون سابق اشعار و الحصول على موافقة.
6- الحضور الدائم في المكتب و عدم مغادرته إلا بإذن من المدير احتياطا لآي طارىء محتمل كتوجيه زائر أو الرد على الهاتف أو التكليف بمهمة مستعجلة.
7- و مع النهاية العمل اليومي و قبل مغادرة المكتب تقم اعضاء الامانة الجادة الشاغرة بمسؤلياتها لتنظيم كل الوثائق و السجلات في الخزائن المخصصة لها. و عدم ترك أية وثيقة على المكتب ، و وضع الاغطية على الآت الرقن و التصوير و الحسب لحفظها من الغبار , و نتيجة الموصلات الكهربائية للاجهزة و الآلات لكي لا تتسبب في عطب كهريائي أو حريق و اغلاق الحزائن و اطفاء الانارة ...ألخ.