الاحتفاظ الدائم بالمعاملة الداخلية هو عملية حفظ السجلات والمستندات المتعلقة بالمعاملات الداخلية للمؤسسة أو المنظمة. وتشمل هذه المعاملات المعاملات المالية والإدارية والتشغيلية.
هناك العديد من الأسباب التي تجعل المؤسسات تحتفظ بالمعاملات الداخلية بشكل دائم، منها:
- الامتثال للقوانين واللوائح: تتطلب العديد من القوانين واللوائح الحكومية من المؤسسات الاحتفاظ بسجلات معينة لفترة زمنية محددة. على سبيل المثال، تتطلب لوائح الضرائب من المؤسسات الاحتفاظ بسجلات المعاملات المالية لمدة سبع سنوات على الأقل.
- المراقبة الداخلية: تساعد السجلات المحفوظة بشكل دائم على المؤسسات في مراقبة عملياتها والأنشطة الداخلية. ويمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء والاختلاسات.
- المراجعات الداخلية والخارجية: يمكن استخدام السجلات المحفوظة بشكل دائم في المراجعات الداخلية والخارجية. يمكن أن تساعد هذه المراجعات المؤسسات في تحسين ممارساتها وعملياتها.
هناك العديد من الطرق المختلفة لحفظ المعاملات الداخلية بشكل دائم. تشمل الطرق الشائعة ما يلي:
- حفظ السجلات الورقية في مكان آمن: يمكن تخزين السجلات الورقية في خزانة أو مكتبة آمنة.
- الحفظ الرقمي للمستندات: يمكن تخزين المستندات الرقمية على خادم أو وحدة تخزين خارجية.
- استخدام نظام إدارة السجلات: يمكن استخدام نظام إدارة السجلات لتنظيم وحفظ السجلات.
يمكن أن يكون الاحتفاظ الدائم بالمعاملات الداخلية عملية مكلفة ومرهقة. ومع ذلك، فإن الفوائد التي تعود على المؤسسة تفوق عادة التكاليف.
فيما يلي بعض التوضيح حول الاحتفاظ الدائم بالمعاملة الداخلية:
- المعاملة الداخلية: هي أي معاملة تتم داخل المؤسسة أو المنظمة، مثل المعاملات المالية والإدارية والتشغيلية.
- الاحتفاظ الدائم: هو حفظ السجلات والمستندات المتعلقة بالمعاملة الداخلية لفترة زمنية طويلة، عادةً ما تكون خمس سنوات أو أكثر.
هناك العديد من العوامل التي تؤثر على فترة الاحتفاظ بالمعاملات الداخلية، مثل متطلبات القانون واللوائح والحاجة إلى المراقبة الداخلية والمراجعات.
يجب على المؤسسات تطوير سياسة الاحتفاظ بالمعاملات الداخلية تحدد أنواع المعاملات التي يجب الاحتفاظ بها ومدة الاحتفاظ بها. يجب أن تُراجع السياسة بانتظام لضمان تلبيتها للاحتياجات المتغيرة للمؤسسة.