يمكن تقسيم المراسلات الإدارية إلى عدة أنواع، وذلك حسب عدة عوامل، منها:
-
الجهة المصدرة: يمكن تقسيم المراسلات الإدارية حسب الجهة المصدرة إلى:
- مراسلات رسمية: وهي التي تصدر عن الجهات الرسمية، مثل الوزارات والهيئات الحكومية.
- مراسلات غير رسمية: وهي التي تصدر عن الجهات غير الرسمية، مثل الشركات والمؤسسات الخاصة.
-
الجهة المستقبلة: يمكن تقسيم المراسلات الإدارية حسب الجهة المستقبلة إلى:
- مراسلات داخلية: وهي التي تصدر عن جهة إدارية إلى جهة أخرى في نفس الجهة.
- مراسلات خارجية: وهي التي تصدر عن جهة إدارية إلى جهة أخرى خارج الجهة.
-
الغرض من المراسلة: يمكن تقسيم المراسلات الإدارية حسب الغرض من المراسلة إلى:
- مراسلات إعلامية: وهي التي تنقل المعلومات والأخبار.
- مراسلات إقناعية: وهي التي تسعى إلى إقناع المرسل إليه بفكرة أو رأي معين.
- مراسلات طلبية: وهي التي تطلب من المرسل إليه القيام بعمل معين.
- مراسلات ردية: وهي التي ترد على مراسلة سابقة.
-
الشكل: يمكن تقسيم المراسلات الإدارية حسب الشكل إلى:
- مراسلات مكتوبة: وهي التي تكتب على ورق رسمي.
- مراسلات إلكترونية: وهي التي ترسل عبر البريد الإلكتروني.
فيما يلي شرح تفصيلي لكل نوع من هذه الأنواع:
المراسلات الرسمية: هي التي تصدر عن الجهات الرسمية، مثل الوزارات والهيئات الحكومية. وتتميز هذه المراسلات بدقة اللغة ووضوح المعنى، كما أنها تتضمن ختم الجهة المصدرة.
المراسلات غير الرسمية: هي التي تصدر عن الجهات غير الرسمية، مثل الشركات والمؤسسات الخاصة. وتتميز هذه المراسلات بحرية اللغة وسهولة الأسلوب، كما أنها قد لا تتضمن ختم الجهة المصدرة.
المراسلات الداخلية: هي التي تصدر عن جهة إدارية إلى جهة أخرى في نفس الجهة. وتتميز هذه المراسلات بقصر العبارة وسرعة الإنجاز.
المراسلات الخارجية: هي التي تصدر عن جهة إدارية إلى جهة أخرى خارج الجهة. وتتميز هذه المراسلات بدقة اللغة ووضوح المعنى، كما أنها يجب أن تتضمن بيانات العنوان والمرسل إليه بشكل واضح.
المراسلات الإعلامية: هي التي تنقل المعلومات والأخبار. وتتميز هذه المراسلات بموضوعية المحتوى ودقة المعلومات.
المراسلات الإقناعية: هي التي تسعى إلى إقناع المرسل إليه بفكرة أو رأي معين. وتتميز هذه المراسلات بالأسلوب الحجاجي واللفظ المؤثر.
المراسلات الطلبية: هي التي تطلب من المرسل إليه القيام بعمل معين. وتتميز هذه المراسلات بالوضوح والدقة في تحديد المطلوب.
المراسلات ردية: هي التي ترد على مراسلة سابقة. وتتميز هذه المراسلات بالرد على جميع النقاط الواردة في المراسلة السابقة.
المراسلات المكتوبة: هي التي تكتب على ورق رسمي. وتتميز هذه المراسلات بدقة الإخراج وحسن التنظيم.
المراسلات الإلكترونية: هي التي ترسل عبر البريد الإلكتروني. وتتميز هذه المراسلات بسهولة الإرسال والسرعة في الإنجاز.
وعلى الرغم من وجود هذه التصنيفات، إلا أن هناك بعض المراسلات التي قد تشترك في أكثر من نوع واحد، مثل الرسالة الرسمية التي قد تكون طلبية أو ردية في نفس الوقت.