نظام برق الاتصالات الإدارية الاجابه هي
- يشمل الصادر والوارد والمراسلات الداخلية والمتابعة والإحالات و حركات الملفات والحفظ وجميع ما يتعلق بذلك من إجراءات
- إتاحة إمكانية تصنيف المعاملات حسب طبيعة عمل العميل مثل قرارات, تعاميم, معاملات طلبات توظيف مع تخصيص نماذج للعمل عليها وتحديد سجلات خاصة بها في حال الرغبة بذلك.
- التعامل مع المعاملات التي تخص التسديد والتعقيب والإلحاق لمعاملات أخرى والربط بينها بشكل آلي بغرض المتابعة.
- إدخال معلومات كاملة عن المعاملة عند قيدها كما يتيح النظام إمكانية ضم الصور والمرفقات الالكترونية إلى المعاملة مع وجود طريقة آلية ومرنة لترقيم المعاملات إضافة لوجود رقم آلي موحد (رقم باركود) يسمح بالتعامل مع المعاملة أو حركاتها بشكل مباشر.
- إدخال معلومات المعاملة الصادرة لحظة إنشائها من قبل المختص وربطها بالمعاملة الواردة قبل تصديرها بشكل يسمح بمتابعتها وهي تحت التنفيذ (تم عرضها, تم إحالتها, تم تصديرها).
- مرونة في مجال تطبيق النظام (عند الاتصالات الإدارية فقط, عند الإدارات, عند كل موظف).
تخفيف العبء وتقليل الخطأ في إدخال المعلومات الخاصة بالمعاملات الصادرة حيث يتم إدخال معلوماتها من قبل الموظف الذي يعمل على المعاملة ويكون دور الاتصالات الإدارية قيدها في سجلات الصادر بحيث يقوم النظام بنقل معلومات المعاملة للسجل بطريقة آلية.
- وجود ميزة عرض المعاملات الواردة قبل أو بعد تسجيلها بالوارد.
- استخدام البريد الالكتروني في إشعار الجهات والموظفين بالمعاملات الصادرة والمحالة لهم مع إمكانية تنفيذ الاستلام بشكل آلي من خلال الرد على البريد.
- التعامل مع الباركود وطباعته في كشف التسليم وإشعارات الإحالة وغيرها بشكل يسمح بقراءته آليا عند تنفيذ الحركات التي تخصها مما يساعد في تسريع إجراء الحركات في النظام.
- تنفيذ العمليات الخاصة بالملفات ومراقبة الملفات التي يتم سحبها وإعادتها وكذلك بالنسبة لسحب أصول المعاملات أو صور منها بحيث يمكن للمسؤول معرفة أماكن وجود المعاملات بالإضافة إلى أسماء من اطلع عليها و وقت ذلك.
- توفير آلية متكاملة للمتابعة والتعقيب.