الصادر والوارد في الدوائر الحكومية هو نظام لإدارة الوثائق والرسائل الصادرة والواردة إلى الدوائر الحكومية. ويشمل هذا النظام تسجيل الوثائق والرسائل الواردة، وتوزيعها على الجهات المختصة، ومتابعة سيرها، وحفظها.
ويهدف نظام الصادر والوارد إلى تنظيم عملية تدفق المعلومات والوثائق في الدوائر الحكومية، وضمان سرعة ودقة وصولها إلى الجهات المعنية، وحفظها بطريقة سليمة.
ويتكون نظام الصادر والوارد من مجموعة من الإجراءات والخطوات، تشمل ما يلي:
- تسجيل الوثائق والرسائل الواردة: يتم تسجيل جميع الوثائق والرسائل الواردة إلى الدائرة الحكومية في سجل خاص، مع تدوين بياناتها الأساسية، مثل رقم الوثيقة، وتاريخها، واسم الجهة المرسلة، وموضوع الوثيقة.
- توزيع الوثائق والرسائل الواردة: يتم توزيع الوثائق والرسائل الواردة على الجهات المختصة في الدائرة الحكومية، حسب موضوعها.
- متابعة سير الوثائق والرسائل الواردة: يتم متابعة سير الوثائق والرسائل الواردة، للتأكد من وصولها إلى الجهات المختصة في الوقت المناسب، والتأكد من اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
- حفظ الوثائق والرسائل الواردة: يتم حفظ الوثائق والرسائل الواردة بطريقة سليمة، لضمان إمكانية الرجوع إليها عند الحاجة.
ويمكن استخدام نظام الصادر والوارد بشكل إلكتروني، أو بشكل ورقي.
وفيما يلي بعض الفوائد التي يحققها نظام الصادر والوارد في الدوائر الحكومية:
- تنظيم عملية تدفق المعلومات والوثائق: يساعد نظام الصادر والوارد على تنظيم عملية تدفق المعلومات والوثائق في الدوائر الحكومية، مما يساهم في سرعة ودقة وصولها إلى الجهات المعنية.
- ضمان سرعة ودقة وصول الوثائق: يساعد نظام الصادر والوارد على ضمان سرعة ودقة وصول الوثائق إلى الجهات المعنية، مما يساهم في تحسين مستوى الخدمات المقدمة للمواطنين.
- حفظ الوثائق بطريقة سليمة: يساعد نظام الصادر والوارد على حفظ الوثائق بطريقة سليمة، مما يضمن إمكانية الرجوع إليها عند الحاجة.
وبشكل عام، فإن نظام الصادر والوارد هو نظام مهم في الدوائر الحكومية، ويساهم في تنظيم عملية تدفق المعلومات والوثائق، وضمان سرعة ودقة وصولها إلى الجهات المعنية، وحفظها بطريقة سليمة.