تُشير جميع الوثائق التي لها شكل إلكتروني ويتم الوصول إليها عن طريق الحاسب إلى الوثائق الإلكترونية أو الوثائق الرقمية.
وتشمل هذه الفئة نطاقًا واسعًا من الملفات، مثل:
المستندات النصية: مثل رسائل البريد الإلكتروني، والتقارير، والمقالات، والكتب الإلكترونية.
الصور: مثل الصور الفوتوغرافية، والرسومات، والمخططات.
الفيديوهات: مثل الأفلام، والبرامج التلفزيونية، ومقاطع الفيديو التعليمية.
الصوتيات: مثل الموسيقى، والمقابلات، والمحاضرات.
قواعد البيانات: مثل جداول البيانات، وسجلات العملاء، والملفات الطبية.
المواقع الإلكترونية: مثل صفحات الويب، والمدونات، ومنصات التواصل الاجتماعي.
وتتميز الوثائق الإلكترونية بالعديد من المزايا مقارنة بالوثائق الورقية، منها:
سهولة التخزين والتنظيم: يمكن تخزين كميات هائلة من الوثائق الإلكترونية في مساحة صغيرة، وسهولة تنظيمها واسترجاعها باستخدام أدوات البحث.
سهولة المشاركة: يمكن مشاركة الوثائق الإلكترونية بسهولة مع الآخرين عبر البريد الإلكتروني أو خدمات التخزين السحابي.
سهولة التعديل: يمكن تعديل الوثائق الإلكترونية بسهولة وتحديثها دون الحاجة إلى طباعتها وإعادة كتابتها.
الحفاظ على البيئة: تقلل الوثائق الإلكترونية من الحاجة إلى استخدام الورق، مما يُساهم في حماية البيئة.
ومع ذلك، هناك أيضًا بعض التحديات المرتبطة بالوثائق الإلكترونية، مثل:
أمان البيانات: قد تكون الوثائق الإلكترونية عرضة للقرصنة أو الفيروسات، مما يتطلب اتخاذ إجراءات أمان مناسبة لحمايتها.
إمكانية الوصول: قد لا يتمكن بعض الأشخاص من الوصول إلى الوثائق الإلكترونية إذا لم يكن لديهم جهاز كمبيوتر أو اتصال بالإنترنت.
الموثوقية: قد تكون الوثائق الإلكترونية أكثر عرضة للتزوير أو التلاعب مقارنة بالوثائق الورقية.
بشكل عام، تُعد الوثائق الإلكترونية أداة قوية وفعالة لتخزين المعلومات ونشرها. مع الأخذ في الاعتبار المزايا والتحديات المرتبطة بها، يمكن استخدامها بشكل فعال لتحسين التواصل والتعاون والإنتاجية.